OFFICE MANAGER – 28/32 UUR PER WEEK
Ben jij die geboren allrounder en kom je goed tot je recht in een internationale omgeving? Heb jij hart voor Maastricht en omstreken en wil jij de stad internationaal op de kaart zetten als toonaangevende congresbestemming? Kun jij acteren in een dynamische omgeving en ga je een uitdaging niet uit de weg? Dan zijn wij op zoek naar jou!
DE ORGANISATIE
Het Maastricht Convention Bureau (MCB) is verantwoordelijk voor de internationale destinatiemarketing van Maastricht als congresbestemming en het op proactieve wijze werven van nationale en internationale congressen voor de regio Maastricht. MCB richt zich hierbij met name op meerdaagse internationale associatie- en verenigingscongressen die bij voorkeur een link hebben met de economische en wetenschappelijke speerpunten van deze regio. MCB acteert hierin als een onafhankelijke partij, waarbij de doelstellingen gerealiseerd worden in nauwe samenwerking met regionale partners en stakeholders.
Voor congresorganisatoren is het MCB een kosteloze, ‘one-stop-shop’ voor informatie, persoonlijk advies en bemiddeling. Het MCB is een non-profit organisatie met een publiek/private structuur.
Je komt terecht in een compact, internationaal en ambitieus team. Waar de kernwaarden ‘gastvrij, toegewijd, onafhankelijk, professioneel en verbindend’ dagelijks worden uitgedragen.
DIT GA JE DOEN
Een afwisselende combinatie van office management & projectondersteuning:
• Jij coördineert het secretariaat en ondersteunt de directeur op proactieve wijze door altijd een stap vooruit te denken en te ontzorgen;
• Jij bent, zowel fysiek alsook telefonisch, het eerste aanspreekpunt voor internationale klanten en regionale partners. Voor onze regionale partners organiseer je twee keer per jaar een netwerkevenement;
• Jij beheert de facilitaire zaken op kantoor en bent verantwoordelijk voor het contractbeheer en HR-gerelateerde zaken;
• Jij bent communicatief sterk en altijd correct en beheerst de Nederlandse taal uitstekend. Tekstschrijven en notuleren zijn jou niet vreemd. Daarnaast kun je je ook in de Engelse taal gemakkelijk uitdrukken;
• Administratief heb jij alles tot in de puntjes op orde en zorg je voor de facturatie en het budgetbeheer;
• Jij ondersteunt incidenteel bij de organisatie van internationale sales- en marketingactiviteiten zoals client events, beursdeelnames, ontvangsten, etc.
FUNCTIE-EISEN
• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol binnen de zakelijke dienstverlening
• Je bent communicatief sterk en werkt nauwkeurig en punctueel
• Je denkt en handelt proactief en resultaatgericht
• Je bent een energieke ‘team player’ die graag de handen uit de mouwen steekt. Je hebt een flexibele instelling als zaken anders lopen dan gepland
• Ervaring met softwareprogramma Exact Online is een pré. Daarnaast werken we ook met MailCamp, Canva, en WordPress
• Je bent 28-32 uur per week beschikbaar
ONS AANBOD
Wij bieden een uitdagende en zelfstandige functie in een dynamische werkomgeving waarin je veel contacten legt en waar geen dag hetzelfde is. Naast marktconforme arbeidsvoorwaarden werk je in een gemotiveerd, ervaren en collegiaal team in een informele werksfeer.
Bij interesse ontvangen wij graag je CV en een korte motivatie per mail, via ingrid.grimbergen@maastrichtconventionbureau.com.
Voor vragen neem contact op met Ingrid Grimbergen, Marketing & Communicatie Manager bij Maastricht Convention Bureau. Zij is telefonisch bereikbaar op tel. 06-15451963 of via email op ingrid.grimbergen@maastrichtconventionbureau.com
